Agenda du quartier
Professionnaliser un agenda associatif local en phase d'essaimage
Pour répondre à la diversité des acteurs et à la fréquence des activités, l'Agenda de Quartiers se devait de sortir d'une gestion artisanale - saisies manuelles, documents disparates, peu de suivi -pour s'assurer un système robuste et reproductible. www.agendaduquartier.fr
Le besoin était clair :
Créer un système semi-automatisé de génération d'agendas associatifs compatible avec un essaimage à grande échelle
un des enjeux
Monter en gamme : Passer d’un système artisanal à une organisation professionnelle, fluide et évolutive. L’interface existante, bricolée en interne, atteint vite ses ses limites : saisies manuelles, duplication fastidieuse,, dépendance à une seule personne technique. Lorsque le projet prend de l’ampleur, il devient crucial de fiabiliser les outils et surtout d’automatiser les tâches répétitives.
Ce qu’on a mis en place
Publication des événements
Toute assos participantes peut publier ses activités
- Formulaire mensuel avec historique, duplication et pré-remplissage
- Saisie simplifiée des événements récurrents ou multi-dates
- Ajout guidé des adresses et horaires
- Validation automatique ou relecture si nécessaire (admin.)
Affiches PDF
Une affiche A3 générée et envoyée, quartier par quartier
- Génération d'affiche selon un algorythme très précis
- Envoi automatique à l'imprimeur
- Modèle graphique personnalisable
- QR Code généré automatiquement par affiche
- Prévisualisation et modification possible avant impression
Côté staff
Une interface de pilotage adaptée à chaque rôle
- Interfaces différenciées selon les profils : référents de quartier/assos contributrices /admin générale
- Vue consolidée des événements par quartier et par mois
- Filtres dynamiques (quartier, statut, type d’activité, période)
- Tableaux de suivi (publiés, en attente, relus, modifiés)
- Gestion multi-admin avec droits différenciés
Communication
Des infos automatiquement diffusées aux bonnes personnes
- Automatisation de newsletters transmises à des horaires précises (lien avec Brevo)
- Relances automatisées pour relecture, validation ou ajout de témoignage
- Création d'une 10ène de scénarios de notifications configurables (ex : rappel pour demande de témoignage d'evenement)
Résultat
Chaque quartier gère ses activités, la coordination garde la vue d’ensemble. Moins de dispersion,, plus d'événements, plus de liens dans les quartiers.
Et vous ?
Vous croulez sous les tableaux Excel, les fiches papier et les mails d’inscription ?